الفرق بين برنامج المحاسبة وبرنامج الكاشير لمحلات النظارات

ما الفرق بين برنامج الكاشير وبرنامج المحاسبة؟

يتعامل محل النظارات عادةً مع ثلاثة أنواع من البرامج، لكلٍّ منها مستخدمه ووقت استخدامه:

• برنامج الكاشير (نقاط البيع)

  يعمل لحظة البيع: يسجّل الأصناف، ويحسب الضريبة، ويُصدر الفاتورة الضريبية المبسطة، ويسجّل المبلغ المقبوض نقدًا أو بالبطاقة، ويخصم الكمية من المخزون. وفي نهاية الوردية يقارن ما في الدرج بما سُجّل. ويستخدمه موظف الكاونتر.

• برنامج المحاسبة

  يعمل بعد البيع: يقيد المبيعات والمصروفات والمشتريات في دفتر الأستاذ حسب دليل الحسابات، ويطابق الصندوق والبنك، ويُعد قائمة الدخل والميزانية العمومية، ويجهز أرقام إقرار ضريبة القيمة المضافة. يستخدمه المحاسب.

• برنامج إدارة محل النظارات

  كاشير متخصص: يحفظ الوصفة الطبية لكل عين مع الطلب، ويتابع مخزون العدسات بالمقاسات والإطارات بالموديل واللون، ويسجل الطلب المرسل إلى المعمل (المختبر) وتكلفته، والمبلغ المتبقي عند التسليم.

ويستخدم كثير من محلات النظارات النوع الثالث بدلًا من الكاشير العام، لأن البيع فيها يبدأ غالبًا بطلب وعربون، لا بصنف يُمسح بالباركود ويُسلَّم في الحال. ويتحدد اختيارك بسؤالين: أين تصدر الفاتورة؟ ومن يمسك الدفاتر؟

ما الذي ينتقل من الكاشير إلى المحاسب؟

الكاشير والمحاسبة يعملان على الأرقام نفسها في وقتين مختلفين. الكاشير ينشئ المستند الأصلي، والمحاسبة تسجله وتلخصه. لذلك لا يُعاد إدخال المبيعات في برنامج المحاسبة فاتورةً فاتورة، وإنما تنتقل بملف تصدير أو بربط مباشر بين البرنامجين.

إذا كان المحاسب يستخدم نظامًا يرتبط بالكاشير، تنتقل الأرقام دون تصدير. وإذا لم يكن، فملف Excel شهري مرتب يكفي أغلب المحلات الصغيرة. المهم أن يتفق الطرفان على شكل الملف قبل أول شهر.

أي برنامج يقوم بأي مهمة في محل النظارات؟

يقارن الجدول بين الأنواع الثلاثة كما تُباع عادةً، والبرامج تختلف فيما بينها: بعض أنظمة المحاسبة فيها نقطة بيع، وبعض برامج الكاشير فيها تقارير أوسع. استخدمه لتعرف ما تسأل عنه مزوّد البرنامج قبل الشراء.

• إصدار الفاتورة هو الخط الفاصل. إذا كان محلك مسجلًا في ضريبة القيمة المضافة، فأي برنامج يصدر الفواتير لعملائك تنطبق عليه متطلبات الفوترة الإلكترونية، سواء سمّاه صانعه برنامج كاشير أم برنامج محاسبة.
• تقارير الكاشير ليست قوائم مالية. تقرير الأرباح في برنامج الكاشير يطرح تكلفة البضاعة من المبيعات، لكنه لا يعرف الإيجار والرواتب والقروض والأصول. صافي الربح والميزانية يكتملان في المحاسبة.
• الوصفة والمقاسات لا تهم المحاسب. المحاسب يرى «نظارة طبية بمبلغ كذا»، ولا يحتاج إلى قياسات العين. لذلك لا يغني برنامج المحاسبة عن برنامج يحفظ الوصفة ويعرف أي عدسة خرجت من المخزون.

ماذا تطلب زاتكا من برنامج الكاشير ومن برنامج المحاسبة؟

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (زاتكا) لا تفرّق في الفوترة الإلكترونية بين برنامج «كاشير» وبرنامج «محاسبة». ما يهمها هو النظام الذي يصدر الفاتورة. والفوترة الإلكترونية إلزامية على الأشخاص الخاضعين لضريبة القيمة المضافة، ويستثنى منها غير المقيمين، كما في أسئلة زاتكا الشائعة عن الفوترة الإلكترونية. فإذا لم يكن محلك مسجلًا في الضريبة، فاسأل محاسبك أولًا هل يلزمه التسجيل. أما تفاصيل المرحلة الثانية لمحلات النظارات فهي في صفحة الفوترة الإلكترونية (زاتكا) لمحلات النظارات.

الفاتورة: يصدرها البرنامج الذي على الكاونتر

هذه قواعد نظامية، وكل منها مرتبط بمصدره الرسمي:

• منذ 4 ديسمبر 2021م (مرحلة الإصدار والحفظ) تصدر الفواتير من نظام فوترة إلكتروني متوافق. والفاتورة المكتوبة بخط اليد أو ببرنامج لكتابة النصوص لا تعد فاتورة إلكترونية، ولا يجوز أن يسمح نظام الفوترة بالوصول غير المقيد، أو بالتلاعب بالفواتير والسجلات، أو بأكثر من تسلسل واحد للفواتير.
• رمز الاستجابة السريعة إلزامي على الفاتورة الضريبية المبسطة، كما في أسئلة زاتكا الشائعة.
• يجوز إصدار الفاتورة الضريبية المبسطة لكل بيع لشخص طبيعي غير خاضع للضريبة مهما بلغت قيمته، ولأي توريد تقل قيمته عن 1,000 ريال. أما البيع لمنشأة بمبلغ 1,000 ريال أو أكثر فتلزمه فاتورة ضريبية ببيانات المشتري. والنسبة الأساسية لضريبة القيمة المضافة 15%، ويجب أن تتضمن الفاتورة بياناتها اللازمة باللغة العربية، ويجوز أن تُضاف إليها لغة أخرى (الدليل الإرشادي للفواتير الضريبية وحفظ السجلات). ومحتوى الفاتورة المبسطة بندًا بندًا في دليل الفاتورة الضريبية المبسطة لمحل النظارات.
• في مرحلة الربط والتكامل، التي بدأت في 1 يناير 2023م بشكل مرحلي، يُربط الحل التقني بمنصة «فاتورة» برمز تحقق لمرة واحدة (OTP). وتُشارَك الفاتورة المبسطة مع زاتكا خلال مدة لا تزيد على 24 ساعة، أما الفاتورة الضريبية لعميل منشأة فتُرسل إلى زاتكا أولًا لتعتمدها، ثم تُسلَّم إلى المشتري (الدليل المبسط لمتطلبات الفوترة الإلكترونية). ومتى يلزم محلك الربط تجده في دليل موجات الربط في المرحلة الثانية.
• لا تُلغى الفاتورة بعد إصدارها ولا تُعدَّل ولا تُحذف، وإنما يُصحَّح الخطأ بإشعار دائن أو مدين إلكتروني مرتبط بها (الأسئلة الشائعة للفوترة الإلكترونية). التفاصيل في دليل الإشعار الدائن والمدين لمحل النظارات.
• استلام دفعة مقدمة من العميل يستوجب فاتورة ضريبية (مبسطة إذا كان المشتري فردًا)، ولا يكفي سند القبض وحده، بحسب الأسئلة الشائعة نفسها. وهذا يهم محل النظارات، لأن أغلب الطلبات تبدأ بعربون.

النتيجة العملية: الفاتورة وتصحيحها يخرجان من البرنامج الذي على الكاونتر. لا يصحح المحاسب بيعًا في دفاتره وحدها، وإنما يبدأ التصحيح بإشعار من النظام الذي أصدر الفاتورة، ثم ينتقل إلى الدفاتر.

الدفاتر والإقرار: عمل المحاسبة

يحدد الدليل الإرشادي للفواتير الضريبية وحفظ السجلات (النسخة الثالثة، مايو 2026م) ما يقع على الدفاتر:

• تقدم كل منشأة مسجلة إقرار ضريبة القيمة المضافة عن كل فترة ضريبية. وتكون الفترة شهرية إلزامًا إذا تجاوزت الإيرادات السنوية 40 مليون ريال، وربع سنوية لغيرها. ويُقدَّم الإقرار وتُدفع الضريبة في موعد أقصاه آخر يوم من الشهر التالي لنهاية الفترة.
• تُحفظ السجلات لأغراض ضريبة القيمة المضافة ست سنوات على الأقل من نهاية الفترة الضريبية المرتبطة بها، وتُحفظ داخل المملكة المستندات الأصلية التي تؤيد القيود في الدفاتر المحاسبية. ويذكر الدليل أن هذه الالتزامات إضافية إلى ما يفرضه نظام الدفاتر التجارية وغيره من الأنظمة، وقد تكون المدة فيها أطول، فاسأل محاسبك.
• إذا حُفظت السجلات إلكترونيًا، فيطلب الدليل توثيق إدخال البيانات في النظام، وضوابط أمنية كافية تمنع العبث بها.
• من المستندات التي يُتوقع أن تراجعها زاتكا عند الطلب: الفواتير الضريبية الصادرة والمستلمة، والدفاتر والمستندات المحاسبية، وكشوفات الحساب البنكي. وللهيئة أن تراجع آليًا النظم والبرامج التي تُعد بها الحسابات.
• لخصم ضريبة المشتريات يجب أن تكون لدى المنشأة فاتورة ضريبية صحيحة من المورد، ويمكن أن تكون مبسطة.

هل يحتاج محل النظارات إلى برنامج محاسبة وبرنامج كاشير معًا؟

المحل المسجل في ضريبة القيمة المضافة يحتاج إلى أمرين: فواتير تصدر من نظام متوافق، ودفاتر محاسبية يُعد منها الإقرار. لكن برنامج المحاسبة لا يلزم أن يكون في المحل. أجب عن الأسئلة التالية لتعرف أين يكون كل منهما عندك.

1. 1هل محلك فرع واحد يبيع للأفراد غالبًا؟

   نعم

   برنامج كاشير متخصص بالنظارات هو ما تحتاجه على الكاونتر. الدفاتر والإقرار يمكن أن يتولاهما محاسب خارجي ببرنامجه.

   لا

   أجب عن الأسئلة الثلاثة التالية: البيع للمنشآت وتعدد الفروع والمحاسب الخارجي تغيّر ما يقع على كل طرف.

2. 2هل تبيع لمنشآت (شركات أو مؤسسات)؟

   نعم

   إذا بلغ البيع لمنشأة 1,000 ريال أو أكثر فتلزم فاتورة ضريبية ببيانات المشتري، فتحتاج إلى برنامج كاشير يُصدرها. وفي المرحلة الثانية تعتمدها زاتكا قبل تسليمها، فيلزم الاتصال بالإنترنت لحظة الإصدار. أما المبالغ الآجلة على هذه المنشآت فتُتابع في المحاسبة.

   لا

   الفاتورة الضريبية المبسطة تجوز لمبيعات الأفراد غير الخاضعين للضريبة، مهما كانت قيمتها.

3. 3هل لديك أكثر من فرع؟

   نعم

   كل فرع يحتاج إلى كاشير خاص به، وكل جهاز يصدر الفواتير يُربط بمنصة «فاتورة» على حدة، كما في الدليل المبسط لمتطلبات الفوترة الإلكترونية. وجمع أرقام الفروع في دفاتر المنشأة وإقرارها من عمل المحاسبة.

4. 4هل يمسك محاسب خارجي دفاترك؟

   نعم

   لا تحتاج غالبًا إلى برنامج محاسبة في المحل. اسأله عن البرنامج الذي يستخدمه وعن الملف الذي يريده منك كل شهر، واختر برنامج كاشير يُخرج هذا الملف.

   لا

   ستحتاج إلى برنامج محاسبة تمسك فيه الدفاتر بنفسك، أو نظامًا واحدًا يجمع الكاشير والمحاسبة. برنامج الكاشير وحده لا يُعد القوائم المالية ولا الإقرار.

نظام واحد أم برنامجان؟

قارنّا Asaan Optics بنظامين من النوع الأول لهما صفحات لمحلات النظارات. كلاهما نظام سحابي يخدم أكثر من 50 نشاطًا تجاريًا، وفيه نقطة بيع بالباركود: Daftra بقيود يومية آلية، وEnerpize بدليل حسابات. الصفحتان بالإنجليزية.

كيف يعمل الكاشير والمحاسب معًا كل يوم وكل شهر؟

هذه الخطوات ممارسة جيدة، وليست متطلبًا نظاميًا بهذا الترتيب. هدفها أن يصل إلى المحاسب ملف يطابق الدرج والبنك وقائمة الفواتير، دون أن يعيد أحد إدخال شيء.

1. 1

   إقفال يومي لكل وردية.

   عُدّ النقد في الدرج قبل أن ترى المبلغ المتوقع، واطبع تقرير الإقفال (تقرير Z في كثير من البرامج). اكتب سبب أي فرق في اليوم نفسه.

2. 2

   مراجعة المصروفات.

   كل مبلغ يخرج من الدرج يُسجل في الكاشير بنوعه، ومعه إيصاله؛ فالمصروف غير المسجل يظهر عند المحاسب عجزًا في الصندوق.

3. 3

   فواتير الموردين.

   سجّل فاتورة المورد وما دفعته له في حساب المورد، واحفظ الفاتورة الضريبية الأصلية للمحاسب، فبها تُخصم ضريبة المشتريات. ويشمل ذلك فواتير المعمل.

4. 4

   الملف الشهري.

   في أول كل شهر استخرج ملف المبيعات والمصروفات بالشكل الذي اتفقت عليه مع المحاسب، وأرسل معه قائمة الإشعارات الدائنة والطلبات الملغاة وأرصدة العملاء غير المسددة.

5. 5

   مطابقة الإقرار.

   قبل تقديم الإقرار يقارن المحاسب ضريبة المبيعات في دفاتره بإجمالي الضريبة في فواتير الكاشير للفترة نفسها، ويُفسَّر أي فرق بفاتورة أو إشعار محدد.

واحتفظ بنسخة من ملفات التصدير وتقارير الإقفال لكل شهر خارج برنامج الكاشير، عند المحاسب أو في مجلد المحل. فسجلات ضريبة القيمة المضافة تُحفظ ست سنوات على الأقل، وقد تطلب أنظمة أخرى مدة أطول، كما في قواعد زاتكا أعلاه.

أين يقع Asaan Optics من هذا؟

Asaan Optics من النوع الثالث: برنامج كاشير وإدارة لمحلات النظارات بواجهة عربية من اليمين إلى اليسار، على ويندوز وأندرويد، وبعض ميزاته على ويندوز فقط كما يتضح في القائمة. وهو ليس برنامج محاسبة. ونحن من يطوّره، لذلك نذكر حدوده كما هي.

بعد تفعيل الفوترة الإلكترونية في السعودية، يُربط كل كمبيوتر أو جوال بمنصة «فاتورة» مرة واحدة. تُوقَّع الفواتير المبسطة وتُرسل إلى زاتكا تلقائيًا، وتنتظر على الجهاز إذا انقطع الإنترنت ثم تُرسل. أما فاتورة عميل المنشأة فتعتمدها زاتكا قبل حفظ البيع، لذلك يلزم الإنترنت. وتصدر الإشعارات الدائنة والمدينة تلقائيًا. وفي الجوال تُرسل الفواتير أثناء فتح التطبيق. والميزة ضمن باقة Desktop Pro والباقة الشاملة دون رسوم إضافية، وليست ضمن باقة الجوال. الخطوات بالتفصيل في صفحة الفوترة الإلكترونية في Asaan Optics لمحلات النظارات.

إذا كان محاسبك يستخدم برنامج محاسبة، فدور Asaan Optics هو الكاشير بجانبه: يصدر الفواتير في المحل، ويُخرج للمحاسب من برنامج ويندوز ملفات Excel أو CSV. وللتفاصيل راجع شاشات برنامج الكاشير لمحلات النظارات على ويندوز، وطريقة توصيل الطابعة الحرارية لطباعة الإيصال وتقرير الإقفال.

الخلاصة: ما الترتيب المناسب لمحلك؟

خطوات مفيدة بعد القراءة

في Asaan OpticsAsaan Optics على ويندوزبرنامج كاشير ونقطة بيع لمحلات النظارات: الطلبات والمخزون والإيصالات والورديات.شاهد كيف يعملفي Asaan Opticsالفوترة الإلكترونية (زاتكا)المرحلة الثانية على برنامج ويندوز وتطبيق أندرويد لمحلات النظارات في السعودية، بعد تفعيلها وربط كل جهاز.شاهد كيف يعملحاسبة مجانيةحاسبة تحويل الوصفةتحويل وصفة النظارة بين الأسطوانة الموجبة والسالبة للعينين.افتح الحاسبة

أسئلة وأجوبة